Управление стоимостью проекта

0

Независимо от того, разрабатываете ли вы новый продукт, проектируете ли предприятие или меняете ключевой процесс, сложно эффективно прогнозировать и контролировать расходы по проекту.

На самом деле, работа настолько сложна, что половина всех крупных ИТ-проектов массово уносит свои бюджеты, работая в среднем на 45 процентов сверх бюджета. Для проектов в других секторах новости не лучше. Однако эффективное управление затратами помогает избежать этой участи.

Понятие управления затратами

Управление затратами относится к мероприятиям, связанным с планированием и контролем бюджета проекта. Эффективное управление затратами обеспечивает выполнение проекта в рамках бюджета и в соответствии с запланированным объемом. Поскольку вы оцениваете успех проекта хотя бы частично по его эффективности затрат, управление затратами является главным фактором, определяющим результат проекта.

Мероприятия по управлению затратами проводятся на протяжении всего жизненного цикла проекта, от планирования и распределения бюджета до контроля затрат во время выполнения проекта и оценки эффективности проекта по завершении.

Хотя управление затратами включает в себя целый комплекс действий, его иногда называют в виде более конкретных функций, таких как управление затратами, учет затрат и прозрачность затрат. Менеджеры затрат иногда используют эти термины как свободные синонимы для широкой функции управления затратами.

Основные этапы управления затратами

Свод знаний по управлению проектами, библия теории управления проектами, говорит, что управление затратами состоит из четырех процессов. Они обычно придерживаются следующей последовательности - когда проект переходит от планирования к реальности.

• Планирование ресурсов: часть начальной стадии проекта, планирование ресурсов использует структуру разбивки работ - иерархическое представление всех результатов проекта и работы, необходимой для их завершения - для расчета полной стоимости ресурсов, необходимых для успешного завершения проекта. Менеджеры обычно определяют необходимые ресурсы для каждого компонента структуры разбивки работ, а затем добавляют их, чтобы создать общую оценку стоимости ресурсов для всех результатов проекта.
• Оценка стоимости: Оценка стоимости - это итеративный процесс, в котором используются различные методы оценки для определения общей стоимости завершения проекта. Методы оценки затрат сильно различаются в своих подходах к вычислению затрат по проекту и простираются от концептуальных методов, основанных в основном на историческом опыте и экспертных суждениях, до детерминирующих методов, которые оценивают затраты по компонентам. Мы обсудим эти методы подробно позже, поскольку они различаются по уровню точности. Детерминирующие методы являются наиболее точными; однако, хотя работа оценщика всегда заключается в создании максимально точной оценки, методы детерминистической оценки - это только вариант, если вы разумно доработали объем и результаты проекта. Как таковой, Вы используете менее точные методы оценки на самых ранних этапах планирования проекта, а затем пересматриваете и обновляете оценки по мере определения проекта. Чтобы узнать больше об оценке стоимости, прочитайтеГлавное руководство по оценке стоимости проекта .
• Бюджетирование затрат: После того, как вы создали удовлетворительные оценки, вы можете доработать и утвердить бюджет проекта. Менеджеры затрат обычно выпускают бюджетные суммы поэтапно в соответствии с уровнем прогресса проекта. Эти ассигнования включают непредвиденные расходы и резервы.
• Контроль затрат. Контроль затрат - это практика измерения эффективности затрат проекта в соответствии с базовыми показателями стоимости и графика, которые обеспечивают точки сравнения на протяжении всего жизненного цикла проекта. Конкретные требования для эффективного контроля затрат изложены в плане управления проектом. Лицо, отвечающее за управление затратами, исследует причины отклонений стоимости - если они считают отклонения стоимости неприемлемыми, вероятны корректирующие действия. Контроль затрат также включает в себя другие связанные обязанности, такие как обеспечение того, чтобы обновленные бюджеты проекта отражали изменения в объеме проекта.

Ключевые компоненты плана управления затратами

План управления затратами направляет эти четыре процесса. План управления затратами, созданный на этапе планирования проекта, представляет собой документ, который определяет, как вы управляете, контролируете и сообщаете о затратах проекта, чтобы выполнить проект в рамках бюджета.

Помимо прочего, в плане управления затратами указывается лицо или группа лиц, ответственных за управление затратами, подробно описывается, как вы будете оценивать эффективность затрат по проекту, и устанавливаются правила передачи информации о затратах акционерам проекта. Он также устанавливает методологии, с помощью которых вы будете контролировать изменения стоимости проекта.

Несмотря на то, что вы можете настроить план управления затратами в соответствии с потребностями вашей организации, он обычно соответствует стандартному формату. Разделы часто включают план отклонения затрат, подход к управлению затратами, информацию об оценке затрат, базовых показателях затрат, контроле затрат и процессах отчетности, процессе контроля изменений, бюджете проекта и утверждениях. Вы также можете включить уровни полномочий на расходы для ключевого персонала проекта, указав, какие роли могут утверждать затраты вплоть до определенных пороговых значений.

Давайте посмотрим на разделы более подробно:

• План отклонения затрат: отклонение затрат - это когда фактическая сумма отличается от запланированной суммы. В вашем плане управления затратами вам понадобится раздел, в котором подробно описываются действия, которые вы должны предпринять, включая сведения о том, кто несет ответственность в случае отклонения стоимости. Размер отклонения обычно требует различных действий: отклонение стоимости менее чем на пять процентов может привести к объяснению этого отклонения, в то время как отклонение на 95 или более процентов может привести к отказу от проекта. Чтобы узнать, как рассчитать отклонение стоимости, прочитайте раздел Взлом PMP: изучение отклонения стоимости . Более подробный шаблон для отслеживания графика и отклонений бюджета см. В этом шаблоне:
• Подход к управлению затратами. В этом разделе описывается подход, который менеджер использует для управления затратами. Уровень строгости может варьироваться, но он описывает, как установить базовый уровень затрат и как сравнить фактические затраты. Обычно вы отслеживаете и сообщаете о расходах через контрольные счета, где вы сводите затраты подзадач. Это часто происходит на третьем уровне структуры разбивки работ, инструмент, который разбивает проект на мелкие компоненты или куски работы, чтобы определить ресурсы, необходимые для выполнения работы или проекта. Тем не менее, точка отслеживания и отчета зависит от масштаба проекта.
• Оценка стоимости: Здесь вы определите методы, используемые для оценки стоимости проекта, уровней вариаций и ожидаемой точности, точности и риска.
• Базовая стоимость: она имеет особое значение в управлении проектами и представляет собой утвержденный, поэтапный план расходов, по которому вы измеряете эффективность затрат. Это сумма предполагаемой стоимости проекта и резервов на непредвиденные расходы.
• Контроль затрат и процесс отчетности. В этом разделе описывается, как вы измеряете затраты и их ключевые показатели в ходе проекта. Мы предоставим более подробную информацию об этом позже.
• Процесс контроля изменений. Здесь описывается процесс внесения изменений в базовый уровень затрат и способы утверждения этих предлагаемых изменений.
• Бюджет проекта. Бюджет строится на основе базовых затрат путем суммирования затрат на реализацию проекта (включая непредвиденные расходы на возможные риски). Это также добавляет управленческие резервы, которые представляют собой сумму для покрытия непредвиденных рисков или неопознанных событий, которые могут возникнуть. Организация обычно устанавливает политику для этого, и эта сумма часто составляет от пяти до 15 процентов от общего бюджета.

Действия по управлению затратами: основные функции на каждом этапе

Управление затратами включает в себя ряд мероприятий, проводимых на разных этапах в течение жизненного цикла проекта. При разработке планов проекта важно включить функцию управления затратами, чтобы встроить надежный финансовый контроль в структуру проекта. Вот некоторые ключевые термины и этапы, относящиеся к управлению затратами:

Планирование: Использование структуры разбивки работ для определения ресурсов, необходимых для выполнения задания или проекта.

Оценка: Акт расчета или прогнозирования ожидаемой общей стоимости завершения проекта.

Бюджетирование: утверждение бюджета на основе сметы расходов на завершение проекта. Обычно вы авторизуете бюджеты в тандеме с графиками, поэтому вы можете оценить эффективность затрат в определенные моменты.

Финансирование и финансирование: процесс запроса, авторизации и получения денег для проекта.

Управление затратами: общая практика надзора за расходами проекта и принятия связанных с затратами решений на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Контроллинг: устранение колебаний стоимости во избежание перерасхода. Управление заданиями: контроль расходов по проекту путем сравнения затрат, прогнозируемых сметой затрат, и фактически понесенных затрат. Планирование: Вы можете определить эффективность затрат по проекту, используя график, который сравнивает ожидаемые расходы с фактическими затратами, которые несет проект в любой момент времени. Бухгалтерский учет: практика учета расходов и сверки транзакций.